Events selber machen – wie geht das?

Events selber machen – wie geht das?

Ich habe mal ein eigenes Event organisiert – die Erotic Lyric Lounge im Komet auf St. Pauli. Es ist schon ein paar Jahre her und es es hat auch nichts abgeworfen, ich bin schließlich keine Event-Agentur. Aber es hat Spaß gemacht, war sehr aufregend, war bereichernd, charmant und auf seine Art ein Erfolg. Und jetzt habe ich wieder eine Idee für eine umwerfende Party. Was ist also zu tun? Wie organisiere ich ein Event und wie mache ich ihn selber rechtzeitig bekannt?

Ich hatte sogar schon mal daran gedacht, ein Lyrik-Festival an der Alster zu machen. Mit Kunst, Kultur und schönen Worten. Aber nun, das war wohl ein wenig zu groß für meine Verhältnisse. Wir wollen sie aber nicht kleinreden, die Basis für ein erfolgreiches Event ist … die Idee. Das setzen wir also voraus – eine gute Idee, eine tolle und angemessene Location, eine Ahnung von der Zielgruppe und – nicht zu verachten – ein konkretes Datum, das weit genug in der Zukunft liegt, um die Sache an den Start zu bringen. In der Zusammenfassung sieht das so aus:

Die Basis für ein Event:

  • eine sehr gute Idee und ein toller Name für euer Event
  • eine dem entsprechende Location.
  • Geld bzw. eine Finanzplan (Werbung und beispielsweise Musik müssenja bezahlt werden).
  • Kenntnisse über die Zielgruppe.
  • ein Datum, das weit genug in der Zukunft liegt

Wie das Bild oben zeigt, ist daneben das Bekanntmachen des Projekts, die Werbung, das Kernstück der Sache. Wie der Herr im Bild könnt ihr euch in ein wildes Kostüm zwängen. Er stellt eine Banane dar und wirbt auf dem Altonale Straßenfest für OXFAM. Ein Blickfang. Und darum geht es bei Werbung: Aufmerksamkeit und am richtigen Ort die Zielgruppe erreichen. Dazu sind ein paar Gedanken nötig und das ist nicht immer einfach. Man muss viel recherchieren, mit Leuten reden, Brainstorming, Beratung, Mut und Experimentierfreude.

Im Übrigen stellt Jens Löser auf seiner Website eine richtig gute, umfassende Checkliste für Ihre Veranstaltung als PDF zum download bereit.

Die Finanzierung eures Events

Geld ist wichtig. Ohne Moos nichts los. Selbst, wenn das Event für die Leute kostenlos sein soll, kostet es Geld. Die Organisation, die Location, Getränke und eventuelle Künstler oder Aktionen wollen mehr oder weniger daran verdienen. Gut, die höchste Disziplin ist es natürlich, einen Event ohne Geld zu organisieren. Auch das geht, aber davon erzähle ich ein anderes Mal. Hier soll es um die Lockerung der Geldmittel gehen. Woher bekomme ich Geld für meinen Event. Davon abgesehen, müsst ihr euch die Frage nach der Wirtschaftlichkeit stellen. Bleibt etwas übrig, soll was übrigbleiben, habe ich es kalkuliert und angemeldet. Hier ein paar Ideen dazu:

  • Niemals am Finanzamt vorbei organisieren.
  • Lasst euch beraten. Fragt bei der Sache mit dem Geld und der Finanzierung eures Events unbedingt jemanden, der sich damit auskennt.
  • Kosten kalkulieren und einen Plan schreiben.
  • Oma, Opa, Eltern, Brüder, Schwestern, Verwandte, Freunde, Bekannte nach Unterstützung anfragen
  • Crowdfunding prüfen, Sponsoren (nach Zielgruppe) suchen. Entsprechende Präsentationen entwerfen.
  • Ersparten aufbrauchen, Konto plündern
  • Keine Angst, sondern Spaß haben.

Werbung für das Event machen

Wenn euer Event also halbwegs steht – Unsicherheit gibt es oft bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Event startet – solltet ihr den Schwerpunkt auf die Werbung, das Marketing setzen. Und hier gibt es natürlich die klassischen Wege. Trotz Facebook kann auf Print nicht verzichtet werden. Hier unsere Zusammenstellung für eure Werbeplanung:

  • Ein Logo für euer Event.
  • Wenn keine Homepage, dann auf jeden Fall eine Facebook-Seite und dort die Veranstaltung anlegen. Das ist auch für das Feedback hinterher wichtig.
  • Wenn es nicht als einmaliges Event geplant ist, dann einen Newsletter einrichten.
  • Flyer gestalten und – wie ich meine – auch Visitenkarten.
  • Abgefahren: Entweder das „Event-Personal“ in einheitlicher Klamotte oder das Event auf Kleidung drucken und diese vor Ort verkaufen.

Und merkt euch: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Und von nix kommt natürlich nix. Ihr müsst es also probieren. Was immer es ist: Ob Party, Konzert, Wettkampf, Lesung, Show, Diskussionsveranstaltungen – die hier genannten Tipps und Anregungen gelten selbstverständlich für alle Events. Ihr könnt auch weiter nach dem Thema googlen, es gibt weitere sehr umfangreiche Tipps & Tricks zum Thema „Events organisieren“. Probiert es doch einfach mal aus. In Hamburg gibt es viele und ganz zauberhafte, wundervolle und sehr charmante Events. Aber vielleicht haben wir gerade auf deine Idee gewartet. Mit ein wenig Tatkraft und Durchhaltevermögen – und Werbung natürlich – sollte es möglich sein, deine Idee in ein erfolgreiches Event zu gießen und die Früchte deiner Anstrengungen in der Begeisterung deiner Gäste zu ernten.

Wir drücken die Daumen. Und immer her mit den Terminen!

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