Tipps für virtuelle Meetings
In vielen Unternehmen ist es bereits Voraussetzung, dass Mitarbeiter, wissen, wie man virtuelle Meetings führt. Zoom Calls oder andere Gespräche aus dem Office zu führen werden mittlerweile von den meisten Führungskräften verlangt. Wie man ein virtuelles Meeting richtig führt, können Sie nun in diesem Beitrag erfahren.
Technische Grundlagen der Online-Meetings
Bevor man mit den virtuellen Meetings startet, dürfen ein paar technische Grundlagen auf keinen Fall in Vergessenheit geraten. Nur, wenn man bestens für ein Meeting vorbereitet ist, kann man auch einen positiven Eindruck hinterlassen. Technische Gründe können dafür ausschlagend sein, dass online Besprechungen nicht richtig ausgeführt werden können, oder dass man lange warten muss, bis eine Internet Verbindung hergestellt werden kann. Damit ein virtuelles Meeting einwandfrei abläuft, sollten unbedingt diese unterschiedlichen Dinge beachtet werden:
- Laptop oder Computer sollte eine integrierte Webcam haben
- eine gute Beleuchtung
- Mikrofon und Kopfhörer sollten funktionieren und vorher getestet werden
- eine gute und stabile Internetverbindung muss unbedingt vorhanden sein
Vermeiden Sie Störquellen
Bereits im Alltag ist es sehr störend, wenn man sich gerade in einem Meeting befindet, und jemand betritt den Raum, in welchen das Meeting stattfindet. Ganz egal, ob es sich dabei um das Home-Office oder um das Büro handelt. Vor allem, wenn das Meeting über mehrere Stunden lang dauert, ist dies nur schwierig zu vermeiden. Deshalb ist es hier vor allem sehr wichtig, dass Sie sich ein Arbeitszimmer einrichten. Wenn Sie sich in diesem Zimmer befinden, müssen andere Mitarbeiter oder Familienmitglieder Bescheid wissen, dass Sie nun ungestört arbeiten möchten. Ein Arbeitszimmer bietet sich perfekt für virtuelle Meetings als Rückzugsort an. Informieren Sie unbedingt Ihre Familienmitglieder und Arbeitskollegen, wann Ihre Meetingszeiten stattfinden und bitten Sie diese, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden möchten. Auch empfiehlt es sich, wenn Sie ein Türschild auf Ihre Türe hängen, auf welchen „Bitte nicht stören“ steht. Solch ein Schild dient als perfekte Erinnerungsstütze.
Störquellen – weitere Tipps, die beachtet werden sollten
- Schalten Sie Ihre Telefone und Handys bereits vor dem Meeting auf stumm. So können Sie sicher sein, dass Sie nicht gestört werden.
- Ebenfalls ist es wichtig, dass Sie Ihren Dresscode berücksichtigen, bevor Sie ein virtuelles Meeting beginnen. Schmutzige Kleidung sollte auf keinen Fall getragen werden. Auch zu kurze Kleidung ist unerwünscht. Achten Sie auch bei virtuellen Meetings darauf, dass Sie so angezogen sind, als würden Sie ins Büro fahren.
- Falls Sie Haustüre haben, sollten auch diese sich in der Zeit des Meetings nicht im Raum befinden. Achten Sie darauf, dass sich die Haustiere im Nebenraum befinden.
- Wenn Sie ein virtuelles Meeting zu Hause halten möchten, sollten Sie in dieser Zeit auch keinen Wasserkocher oder eine Kaffeemaschine nutzen. Ebenfalls ist es sinnvoll, wenn die Waschmaschine in dieser Zeit nicht eingeschaltet ist.
- Während eines virtuellen Meetings sollte nicht gegessen werden. Sie können sich natürlich ein Glas Wasser auf dem Schreibtisch stellen, um zwischendurch etwas zu trinken. Warten Sie, bis das Meeting zu Ende ist, um etwas zu essen.
- Um perfekt vorbereitet zu sein, und alle Daten festzuhalten bietet sich ein Whiteboard sehr gut an. Auch für eine Präsentation sollte man auf ein Whiteboard auf keinen Fall verzichten.
Wenn Sie die Tastatur während des Meetings verwenden müssen, dann empfiehlt es sich, wenn Sie das Mikrofon auf Mute stellen.
